Il va de soi que le déménagement d’un bureau nécessite une préparation minutieuse. Quand on en a déjà organisé un ou que l’on n’ait jamais eu à y faire face, on devine, par bon sens, que ça coûte cher. Quelles sont les différentes phases d’un déménagement de bureau et comment peut-on l’optimiser ?

La recherche d’un nouveau bureau

Comment trouver le bureau idéal qui répond aux besoins de l’entreprise ? Prenez en considération la superficie, l’emplacement, l’accessibilité, le loyer et les services inclus. Vous n’aurez pas à vivre toutes ces tracasseries si vous faites appel à une entreprise spécialisée dans le déménagement, la location et l’aménagement des bureaux professionnels pour les rendreconfortables. Mais, même avec un tel prestataire, vous avez besoin de faire une visite des lieux afin d’évaluer l’état des locaux. Vous devez également contrôler la luminosité et l’isolation phonique.

Renseignez-vous sur les conditions de location, les charges ainsi que les services associés. Il existe aujourd’hui des bureaux qui sont très commodes et qui allègent votre budget. Il s’agit des bureaux flexibles, des bureaux opérés, des espaces de coworking, des bureaux partagés et des bureaux fermés. Comparez leurs avantages et inconvénients pour trouver le type de bureau à louer qui correspond au mieux à votre activité, à vos attentes.

La planification du déménagement et de l’emménagement

Commencer par un audit des besoins. Déterminer ce qui doit être transféré. Faites la liste de ce qui peut être jeté ou remplacé. Organisez l’emballage de manière méthodique. Informez vos collaborateurs sur les délais, le calendrier et les responsabilités de chacun ou de chaque service. N’oubliez pas l’achat de fournitures (cartons, étiquettes, protections).

Si vous ne sollicitez pas les services d’un spécialiste des bureaux clés en main, alors vous allez avoir une tâche supplémentaire. C’est de préparer un plan du nouvel espace de travail. L’objectif est d’anticiper l’installation, l’aménagement des bureaux professionnels, les dispositions des meubles et équipements. Cette anticipation permet de mieux gérer la transition. Il s’agit d’une phase où chaque détail compte pour éviter les imprévus lors du déménagement. Et c’est là que l’on se rend compte combien il est pratique de confier le déménagement du bureau à une entreprise de location de bureaux flexibles clé en main.

Transfert du mobilier et de l’équipement (transport)

Le jour J, les déménageurs professionnels prennent en charge le chargement méthodique des cartons et meubles dans leurs camions. Ils veillent à optimiser l’espace et à sécuriser la cargaison pour le transport. Malgré leur expertise, vous avez intérêt à surveiller l’opération. Assurez-vous que rien n’est oublié. Pendant ce temps, les informaticiens préparent les équipements informatiques et serveurs pour le transfert. Ils réalisent éventuellement des sauvegardes de données. La protection du matériel informatique fait partie des priorités. Les transporteurs doivent respecter l’itinéraire prévu et, dans la mesure du possible, respecter les délais impartis. Ici, la communication est fondamentale. Comment un loueur de bureaux clés en main, qu’ils soient flexibles ou opérés, peut-il se charger de ce transport ? Ce type de prestataire travaille généralement avec une entreprise spécialisée dans la gestion des déménagements. Elle s’occupe de toute l’opération : choix des emballages, empaquetage, enlèvement des affaires, transport, installation du matériel et du mobilier dans les nouveaux locaux.

L’installation dans les nouveaux locaux

Cette étape est la plus rapide et la moins fastidieuse si vous optez pour un bureau clé en main. Autrement, vous y passerez des jours. À l’arrivée, les déménageurs déchargent et répartissent rapidement mobilier et cartons dans les coins auxquels ils sont destinés. Chacun s’attèle ensuite au déballage et à l’installation : remontage des meubles, rangement du matériel de bureau et des dossiers, branchements électriques et informatiques, etc. Une fois les lieux opérationnels et fonctionnels, vous passez au nettoyage complet. Le déménagement s’achève lorsque chacun peut travailler dans un environnement propre et ordonné.