Signature email : ce que vous devez savoir

Signer des documents et des lettres est une procédure, qui, sur le plan juridique, permet de certifier une entente entre deux personnes (sur un acte de vente par exemple). Dans le cadre professionnel, la signature authentifie la teneur d’un message (électronique ou sur papier) et garantit la légitimité et l’identité de celui qui l’a émis.

Le contenu d’une signature email

Pour une entreprise, apposer sa signature professionnelle sur chaque courrier électronique qu’elle émet est signe de sérieux. Cela conforte ses interlocuteurs quant à sa fiabilité et son intégrité. Une signature professionnelle doit mettre en avant des informations importantes telles que vos noms et prénoms, votre poste au sein de l’entreprise, les coordonnées et contacts de cette dernière ainsi que son nom et son logo. Il est également d’usage d’insérer dans votre signature email un lien qui redirige le lecteur vers vos réseaux sociaux ou vers votre site web.

La forme d’une signature email professionnelle

Une signature email professionnelle doit être détaillée, mais précise. Elle doit également rester courte et bien lisible. L’idéal est d’utiliser une signature électronique qui reste conforme à la charte graphique de votre entreprise. Si vous hésitez au niveau de la forme de signature à adopter, un exemple de signature email que vous pouvez appliquer serait une forme textuelle. Bien que simple à mettre en place, elle manque d’esthétisme et peut paraître trop froide. Dans ce cas, vous pouvez opter pour une signature image qui sera plus personnalisée et attrayante. Enfin, vous avez la possibilité d’utiliser une signature HTML qui se présente comme la signature email la plus complète du moment.

Concevoir une signature électronique

Pour concevoir votre signature email professionnelle, vous pouvez vous aider d’un générateur de signature. Il existe différents logiciels, payants et gratuits, avec lesquels vous pouvez dynamiser et personnaliser entièrement votre signature email. La solution la plus simple consiste néanmoins à générer votre signature professionnelle directement depuis votre boîte de messagerie. Si vous voulez par exemple placer une signature email Gmail ou une signature email Outlook à vos mails, vous devez créer un nouveau message. Vous pouvez ensuite insérer une signature en activant l’option dédiée si vous utilisez Gmail ou l’onglet « signatures » si vous utilisez Outlook. Vous pouvez ensuite y écrire votre nom et prénom ou la signature de votre choix. Cela permet de personnaliser le contenu de votre email et peut aussi servir de carte de visite si le contenu de la signature est bien détaillé.

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